Comment maîtriser l’explosion du stockage des données Microsoft 365 ?

Et si on commençait par des choses simples ? Thibault Joubert, Product Manager chez IDECSI, nous propose quelques pistes…

Thibaut, les outils collaboratifs se généralisent. En 2024, quel bilan tirez-vous ?

Office 365 célèbre cette année ses 10 ans. Depuis le confinement, les outils collaboratifs ont envahi le paysage informatique des entreprises. On estime qu’en 2023, on avoisinait les 2 millions de fichiers créés chaque jour. Chez nos clients, nous avons constaté une croissance des volumes de données de l’ordre de 30% à 40 % par an. Avec une telle explosion, la gestion des espaces personnels et collaboratifs est devenue cruciale, tant sur le plan de la sécurité, avec le risque accru de surexposition des données, que sur le cycle de vie des informations. Pour maîtriser cette croissance, les entreprises expriment des besoins croissants en matière de gouvernance des données.

Quelles sont les principales attentes de vos clients ?

J’en distingue 4 principales :

Une attente de sobriété numérique : le stockage a un coût énergétique caché, encore amplifié par l'introduction de l'IA. Microsoft, comme d'autres géants du numérique, a cessé de communiquer sur son empreinte environnementale depuis 2022, et adopte de plus en plus des modèles de facturation "Pay-As-You-Go" afin de répercuter l’augmentation tarifaire des coûts de stockage...
Une nécessité de maîtriser leurs coûts : beaucoup de nos clients approchent ou dépassent leurs quotas de stockage sur SharePoint, le service au cœur de la gestion des données sur Office 365. Optimiser leur espace de stockage est devenu une priorité pour limiter les surcoûts liés à l'accumulation excessive de données.
Une amélioration de la productivité des utilisateurs : les espaces obsolètes compliquent la navigation et l'utilisation efficace des données, réduisant la productivité.
L’exigence d’une conformité règlementaire : les régulations en matière de données imposent de ne conserver que les informations nécessaires. Il devient impératif pour les entreprises de respecter les règles de conservation tout en évitant la rétention excessive d'informations.

Quels sont les enjeux spécifiques autour de Microsoft 365 ?

Microsoft 365, et en particulier SharePoint, joue un rôle central dans le stockage des données collaboratives pour les entreprises. Cette thématique s’articule autour de 3 thématiques clés : les quotas, le versioning de fichiers qui a un impact direct sur le stockage et les politiques de rétention.

Pour ces clients Microsoft 365, l'enjeu principal est de trouver l’équilibre difficile entre la conservation des données via les outils natifs, mais soumise à licences, de gestion de l'information (Purview Information Management) et leur suppression avec la gestion du cycle de vie des données (Data Lifecycle Management).

Les plus grandes entreprises, notamment celles avec plusieurs entités ou pays, se plaignent entre autres d’un manque de visibilité pour piloter et analyser leur stockage. Il leur est difficile d'identifier où se trouvent les fichiers volumineux ou obsolètes, et de comparer les espaces les plus encombrés.

Et, en règle générale, les entreprises, de toute taille, constatent un manque d'implication des utilisateurs dans les processus de nettoyage des fichiers obsolètes, en raison de la complexité. Ce sont pourtant les mieux placés pour savoir ce qui peut être supprimé, mais ils laissent le travail aux équipes admin.

Quelle solution proposez-vous pour aider ces clients ?

Chez IDECSI nous somme des experts depuis 10 ans dans la gestion des accès et permissions sur les plateformes collaboratives. Au début 2024 nous avons lancé MyDataManagement, une solution dédiée à l’optimisation du stockage des données sur Microsoft 365. En s'appuyant sur la collecte des métadonnées des espaces personnels (OneDrive, boîtes aux lettres) et collaboratifs (Teams, SharePoint, Yammer), cette solution permet d'identifier et de remédier aux risques liés à la surexposition des données tout en optimisant le stockage.

Quels sont les 3 points forts de MyDataManagement ?

Diagnostic : un tableau de bord administrateur centralise les informations sur les espaces saturés, les fichiers volumineux ou obsolètes, et propose des pistes d'optimisation.
Nettoyage : les utilisateurs sont impliqués via une interface intuitive pour supprimer ou nettoyer les espaces ou leurs fichiers, tandis que les administrateurs peuvent lancer des actions à grande échelle.
Optimisation : un suivi détaillé mesure les gains obtenus en termes de stockage et génère des rapports automatiques pour évaluer l'efficacité des actions mises en place.

Le nettoyage des données inutilisées et obsolètes est-il plus facile pour les utilisateurs ? 

Bien évidemment, et la raison principale est que MyDataManagement a été co-construit avec des utilisateurs pour répondre au mieux à leur besoin d'efficacité. La solution propose des recommandations de nettoyage simples et ciblées, qui permettent de suivre les bonnes pratiques de l'entreprise, le tout en minimisant le temps investi.

L’outil identifie rapidement les données à forte empreinte, comme les présentations PowerPoint et les tableurs Excel, qui représentent souvent plus d’un tiers du volume total. En supprimant les versions obsolètes, les utilisateurs peuvent réduire considérablement le stockage. De plus, MyDataManagement détecte les fichiers non utilisés ou ceux volumineux tels que les archives (.zip), les vidéos, et propose des actions pour nettoyer ces éléments saturant les espaces de stockage.

Quels résultats concrets obtiennent les entreprises utilisant MyDataManagement ?

Nous observons généralement une économie potentielle entre 25 % et 50 % de stockage pour les données volumineuses et / ou inutilisées lors de la première itération. En moyenne, les utilisateurs ont libéré environ 10 Go chacun, ce qui peut être considérable à l’échelle d’une organisation de plusieurs dizaines milliers de collaborateurs !
Rappelons-nous que le volume de données collaboratives croît en moyenne de 30% par an, et que seules 10% des données sont réellement utilisées, selon Microsoft. Une solution de libération de l’espace de stockage est devenue incontournable.

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